Văn phòng làm việc mở liệu có phải xu thế?

Thiết kế văn phòng mở là gì?

Văn phòng được bố trí theo không gian mở đơn giản là sự loại bỏ ngăn cách giữa không gian bên trong văn phòng, loại bỏ đi những bức tường trong văn phòng làm việc giúp văn phòng rộng rãi và thoáng đãng hơn. Trong một môi trường văn phòng mở sẽ không còn các phòng riêng biệt, không gian kín hoàn toàn mà thay vào đó các vị trí làm việc được bố trí chung với nhau. Tùy thuộc thiết kế mà sáng tạo sử dụng những tấm panel nhựa, bằng kính trong suốt hay được sáng tạo từ những chậu cây, bức tranh ,…

Có một không gian làm việc duy nhất có thể tiết kiệm chi phí thiết bị máy lạnh và đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng và luồng không khí. Các doanh nghiệp còn tiết kiệm đầu tư trang thiết bị văn phòng vì không gian mở giúp tăng việc chia sẻ cùng sử dụng chung trang thiết bị như máy in, máy photo, bấm kim… Ngoài ra không gian mở còn cung cấp tính linh hoạt phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự.

Nhược điểm của thiết kế văn phòng mở

Mặc dù ưu điểm lớn nhất của không gian văn phòng mở đó là sự tương tác, tuy nhiên mức độ tương tác cao mỗi ngày khi làm việc chung trong một môi trường không phân chia có thể dẫn đến nhiều tiếng ồn và gây nên sự mất tập trung vào công việc của nhân viên.

Thiếu sự riêng tư là một vấn đề khá lớn trong thiết kế văn phòng mở nơi mà màn hình máy tính dễ dàng bị những người đi qua quan sát và đó là những điều thực sự không ai thích cả.

Ngoài ra, không gian văn phòng mở còn là điều kiện cho bệnh dịch dễ lây lan do đó nếu một đồng nghiệp trong văn phòng bị cảm cúm điều đó sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe của các đồng nghiệp khác trong văn phòng.

Ngoài ra việc thiếu hẳn đi sự riêng tư vốn có trong các thiết kế văn phòng mở có thể làm phát sinh các vấn đề liên quan đến đạo đức và pháp lý bắt nguồn từ việc thỏa thuận các thông tin mật liên quan đến khách hàng hoặc đồng nghiệp.

Văn phòng làm việc mở có phải là xu hướng?

Bốn năm trước, Chris Nagele làm điều mà nhiều nhà quản lý các công ty công nghệ đã làm trước đó – dời công ty của mình đến văn phòng mở.

 Trước đó, nhân viên của ông được phép làm việc từ nhà, nhưng ông muốn mọi người đến một chỗ cùng nhau, để xây dựng mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, mọi việc nhanh chóng cho thấy đó là sai lầm lớn. Mọi người đều trở nên sao lãng, hiệu suất công việc sụt giảm, trong lúc các nhân viên cảm thấy buồn bực, thậm chí bản thân Nagele cũng vậy.

Vào 4/2015, khoảng ba năm sau khi dời đến văn phòng mở, Nagele chuyển công ty đến một văn phòng có diện tích khoảng 1000m2, nơi mỗi người đều có không gian riêng, có thể đóng kín cửa lại.

Đó là câu chuyện về CEO của một công ty tư vấn và cung cấp giải pháp công nghệ tại Mỹ về những kinh nghiệm bản thân với văn phòng mở.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty Mỹ ngày nay có năng suất làm việc giảm 15%, các nhân viên gặp rất nhiều khó khăn để tập trung và họ có nguy cơ ốm bệnh cao gấp đôi trong không gian làm việc mở.

Đối với nhiều người chúng ta, tiếng ồn là thứ làm phiền nhất. Các giáo sư ở Đại học Sydney phát hiện rằng gần 50% những người làm việc trong không gian hoàn toàn mở và gần 60% những người làm việc trong những ô có tường phân cách thấp cảm thấy khó chịu với tiếng ồn. Chỉ có 16% những người làm việc trong không gian riêng có cảm giác tương tự.

Nghiên cứu này đã góp phần vào những tiếng nói phản đối ngày càng nhiều đối với mô hình văn phòng này.

Tuy nhiên mô hình văn phòng mở ngày nay đã được áp dụng khá linh hoạt và được nhiều công ty công nghệ và làm trong lĩnh vực sáng tạo ưa thích. Tuy nhiên đó không còn là sự mở hoàn toàn mà vẫn có không gian riêng cho từng bộ phận để hoạt động được hiệu quả nhất.